Procesul de reconciliere a băncilor implică echilibrarea soldului din cărțile dvs. pentru un cont de numerar în extrasul dvs. bancar. Reconcilierea băncilor este importantă deoarece, dacă există o discrepanță, trebuie să găsiți cauza și să efectuați o ajustare a cărților dvs., astfel încât situațiile dvs. financiare să fie corecte.
, vom explica modul în care funcționează reconcilierea bancară și vă va arăta cum să faceți o reconciliere bancară utilizând QuickBooks Online și Zoho Books. Dacă nu aveți software de contabilitate, vă vom arăta cum să creați unul manual utilizând șablonul gratuit de reconciliere a băncilor.
Folosind un software de contabilitate, cum ar fi QuickBooks Online, rapoartele de reconciliere a bancilor sunt ușor și rapid. Înscrieți-vă astăzi și economisiți până la 50% reducere.
Vizitați QuickBooks
Ce este reconcilierea băncii
Pentru a vă asigura că toate depozitele și retragerile din contul dvs. bancar au fost înregistrate în înregistrările dvs. contabile, trebuie să comparați fiecare tranzacție care apare în extrasul dvs. bancar la ceea ce a fost înregistrat în software-ul dvs. contabil. Dacă constatăți o discrepanță, trebuie să efectuați ajustarea înregistrărilor dvs. contabile sau să anunțați banca dacă eroarea este la sfârșitul acesteia.
Beneficiile reconcilierii băncilor
Există o serie de beneficii pentru reconcilierea conturilor bancare. Indiferent dacă vă revizuiți tranzacțiile bancare în timp ce primești prima ceașcă de cafea în fiecare zi sau scrii 30-45 de minute în fiecare săptămână sau lună, investiția în acel moment va fi plătită.
Iată câteva avantaje ale regularizării conturilor bancare.
1. Reconcilierea băncii face ca timpul de impozitare să fie o briză
Prin reconcilierea contului dvs. bancar în mod regulat, vă veți asigura că toate cheltuielile dvs. de zi cu zi plătite cu un card de debit sau cec au fost înregistrate în software-ul dvs. contabil. În loc să vă temiți de timpul fiscal deoarece aveți tranzacții de 12 luni în conciliere, situațiile dvs. financiare vor fi complet actualizate.
Cu software-ul contabil, cum ar fi QuickBooks Online și Zoho Books, puteți oferi contabilului accesul la datele dvs., astfel încât acesta să poată rula declarații financiare și să acceseze orice alte informații de care au nevoie pentru a vă întoarce declarația fiscală fără să vă deranjeze.
2. Reconcilierea băncii ajută la detectarea fraudei sau la descoperirea altor probleme mai devreme
Am vorbit cu Heather Robinson, Directorul, Channel Digital Channel de la Online Banking, la Union Bank, care ne-a împărtășit următoarele:
“ Proprietarii de afaceri au, în general, în capul lor un sold așteptat al contului lor. Făcând o verificare zilnică rapidă a soldului real este o modalitate excelentă de a detecta frauda sau de a identifica problemele de compensare sau depozitare a cecurilor. Acest lucru face ca procesul de reconciliere lunar sa fie o briza, deoarece problemele sunt de obicei descoperite imediat.
3. Reconcilierea băncilor oferă o imagine asupra obiceiurilor dvs. de cheltuieli
Credeți sau nu, revizuirea declarațiilor dvs. bancare vă va spune multe despre obiceiurile dvs. de cheltuieli. Fie că vă uitați la cât de mulți bani cheltuiți pe produsele de expediere către clienți sau la ocaziile de cafea și gogoși pentru birou, totul se adaugă.
Reconcilierea contului dvs. bancar vă va oferi acces la rapoarte detaliate privind veniturile și cheltuielile, astfel încât să puteți păstra un ochi pe aceste tipuri de cheltuieli înainte de a ieși din mână. Pe termen lung, având aceste informații vă va permite să luați decizii de afaceri mai bune, care pot avea un impact pozitiv asupra liniei dvs. de bază.
Comparați veniturile la declarația dvs. bancară
Înainte de a discuta abordarea pas cu pas a reconcilierii contului dvs. bancar, există o reconciliere "manuală" care trebuie să aibă loc mai întâi. Acest proces implică faptul că batele de chitanțe pe care le-ai ascuns în torpedoul mașinii tale sau poate chiar și la cutia de pantofi. Este foarte important pentru dvs. să comparați încasările dvs. de hârtie cu taxele care apar în extrasele dvs. bancare.
Pentru a compara cu ușurință încasările dvs. cu extrasele bancare, ar trebui să vă organizați încasările prin:
- Folosind o aplicație scaner de chitanță, care vă permite să luați instantanee de chitanțe și să aruncați hârtia; mai târziu, puteți sincroniza aplicația cu software-ul dvs. de contabilitate
- Înscrieți-vă pentru un cont QuickBooks Online și gestionați toate veniturile, cheltuielile și încasările dvs. utilizând aplicația QuickBooks Online de pe dispozitivul dvs. mobil
- Utilizând funcția de scanare automată a lui Zoho, care vă permite să încărcați, să trageți și să expediați sau să trimiteți prin e-mail documente cum ar fi chitanțe, facturi și depozite la spre Zoho Books
Prin implementarea unui proces organizat, cum ar fi unul dintre cele enumerate mai sus, vă puteți asigura că suma pe care ați autorizat-o pentru plată (pe chitanță) este de fapt ceea ce ați plătit (suma care a fost dedusă din contul dvs. bancar). De asemenea, simplificați timpul fiscal, deoarece încasările dvs. sunt organizate într-un singur loc.
Lista de verificare a reconcilierii băncilor
Reconcilierea conturilor bancare va fi mult mai rapidă dacă sunteți pregătit. Există câteva documente pe care va trebui să le adunați și câteva sarcini pe care va trebui să le finalizați înainte de a vă reconcilia contul bancar.
Informații privind accesul la contul bancar
Asigurați-vă că aveți codul de utilizator și parola dvs. la îndemână pentru contul / conturile bancare pe care intenționați să le reconciliați.Va trebui să accesați declarațiile bancare, cecurile anulate și copii ale depunerilor de depozit, cu excepția cazului în care aveți copii pe suport de hârtie.
Extrase de cont
O copie electronică sau pe hârtie a extraselor bancare pentru perioada pe care o conciliați. Cele mai multe bănci vă permit să descărcați declarațiile dvs. ca documente PDF, astfel încât să le puteți consulta după cum este necesar.
Anchete anulate
Aceasta este o copie electronică sau pe hârtie a tuturor cecurilor anulate. Similar bancnotelor, majoritatea băncilor vă permit să accesați o copie a cecurilor care au lichidat banca online. Acest lucru vă va ajuta să determinați beneficiarul, suma și articolele achiziționate, astfel încât să puteți clasifica cu ușurință cheltuielile.
încasări
Aceasta este o copie electronică sau pe hârtie a tuturor chitanțelor. După cum sa discutat, dacă aveți încasările dvs. organizate într-un scanner de chitanță de afaceri sau un software de contabilitate cum ar fi QuickBooks sau Zoho Books, este mult mai ușor să le revizuiți în timp ce vă reconciliați.
În timp ce le puteți introduce din punct de vedere tehnic pe măsură ce vă împăcați, trebuie să vă asigurați că introduceți toate tranzacțiile care afectează contul bancar înainte de a începe reconcilierea băncii.
Înregistrați următoarele tranzacții în cărțile dvs. înainte de a concilia contul dvs. bancar.
Depozitele clienților
Examinați toate listele de depozit pentru a vă asigura că au fost înregistrate în cărțile dvs. Dacă de obicei nu țineți copii ale fișelor de depozit, conectați-vă la contul dvs. bancar și accesați o copie a foilor de depozit, astfel încât să aveți informațiile de care aveți nevoie pentru a le înregistra.
Plățile către furnizori și creditori
Asigurați-vă că toate cecurile scrise pentru a plăti furnizorii, creditorii, contractanții și angajații au fost înregistrate în cărțile dvs. Dacă imprimați cecuri direct din software-ul dvs. contabil, atunci acest pas este făcut pentru dvs. Cu toate acestea, dacă emiteți cecuri scrise de mână, treceți prin registrul de verificare și introduceți toate plățile care lipsesc în software-ul dvs. contabil.
Transferuri către și de la economii de afaceri sau alte conturi bancare de afaceri
Transferurile către și din conturile de economii de afaceri și alte conturi de verificare sunt comune. Asigurați-vă că ați înregistrat toate transferurile în înregistrările dvs. contabile.
Plăți automate retrase din cont bancar
În prezent, mulți dintre noi au plăți recurente retrase automat din conturile noastre bancare. Asigurați-vă că ați înregistrat toate retragerile automate efectuate din contul dvs. bancar.
ATM Depuneri și retrageri
Toate depozitele și retragerile efectuate la ATM trebuie înregistrate în cărțile dvs. Dacă nu aveți obiceiul de a păstra aceste chitanțe, conectați-vă la contul dvs. bancar pentru a obține aceste informații, astfel încât să le puteți introduce în înregistrările dvs. contabile înainte de a începe reconcilierea băncii.
Descărcați lista de verificare a reconcilierii băncilor
Exemplu de reconciliere a băncilor utilizând software-ul de contabilitate
În mod tradițional, reconcilierile bancare se efectuează lunar odată ce banca a emis declarații. Cu toate acestea, majoritatea programelor software de contabilitate în cloud, cum ar fi QuickBooks și Zoho Books, vă permit să conectați conturile bancare astfel încât să puteți descărca automat tranzacțiile bancare în software-ul dvs. contabil zilnic.
Indiferent dacă vă reconciliați zilnic sau o dată pe lună, utilizând software-ul contabil, cum ar fi QuickBooks sau Zoho Books, este mult mai ușor decât să o faceți manual. În această secțiune, vă vom ajuta să vă pregătiți o reconciliere bancară în QuickBooks Online și în cărțile Zoho. Cu toate acestea, dacă utilizați un program cum ar fi FreshBooks care nu are un instrument de instrucțiuni de reconciliere a băncilor, te-am acoperit. În următoarea secțiune, vă vom arăta cum să pregătiți o reconciliere manuală a băncii.
Cum să faci o reconciliere bancară în 5 pași simpli folosind QuickBooks Online
Înainte de a vă putea reconcilia contul dvs. bancar în QuickBooks, trebuie să vă conectați conturile bancare. Dacă nu ați făcut încă acest lucru, consultați mai întâi modul nostru de a importa tutorialul video cu tranzacții bancare.
Mai jos este un videoclip, împreună cu instrucțiuni pas cu pas despre cum puteți concilia contul dvs. bancar folosind QuickBooks Online în cinci pași simpli.
1. Navigați la instrumentul de reconciliere
Navigați la instrumentul de reconciliere din QuickBooks Online.
Din pagina de pornire, faceți clic pe pictograma Gear din partea stângă a numelui companiei. Sub coloana Instrumente, selectați Reconciliați, după cum este indicat mai jos.
2. Selectați contul bancar pe care doriți să-l reconciliați și completați câmpurile așa cum este indicat mai jos
Introduceți detaliile contului bancar în QuickBooks Online.
1. Contul: Din meniul derulant, selectați contul bancar pe care doriți să-l reconciliați.
2. Balanța inițială: Acest câmp va fi populate automat cu soldul final din declarația din luna precedentă.
Bacsis: Dacă soldul de început nu se potrivește, probabil că reconcilierea finalizată pentru luna precedentă nu a fost echilibrată. Dacă vedeți o notificare similară cu cea de mai jos, dați clic pe linkul "Vă putem ajuta să remediați acest lucru" și urmați pașii pentru a rezolva diferența înainte de a continua reconcilierea actuală:
Notificare privind o problemă cu soldul de început în QuickBooks Online.
3. Balanța finală: În acest câmp, veți introduce soldul final care apare în extrasul dvs. bancar.
4. Data de încheiere: Introduceți data de încheiere a extrasului dvs. de cont în acest câmp.
5. Începeți reconcilierea: Faceți clic pe butonul "Porniți reconcilierea" pentru a trece la pasul următor.
3. Începeți corelarea tranzacțiilor
Tranzacții de potrivire în instrumentul de reconciliere a banilor online QuickBooks.
Mai jos, am furnizat o captură de ecran a noului aspect îmbunătățit de reconciliere și o scurtă descriere a câmpurilor cheie.
1. Bilanțul final al declarației: Aceasta este suma pe care ați introdus-o din extrasul bancar.
2. Balanța începută: Această sumă reprezintă soldul final din declarația de luna trecută. QuickBooks va popula automat acest câmp pentru tine.
3. sold restant: Pe măsură ce începeți să reconciliați fiecare element, această sumă se va schimba în funcție de dacă ați selectat o plată sau o tranzacție de depozit.
4. Plăți: Această sumă se va majora pe măsură ce selectați plățile pentru reconciliere din secțiunea detaliate privind tranzacțiile de mai jos.
5. Depozite: Această sumă se va majora pe măsură ce selectați depozitele pentru reconciliere din secțiunea detaliate privind tranzacțiile de mai jos.
6. Diferența: Acest câmp este calculat de QuickBooks. Este diferența dintre soldul declarației și soldul compensat. Obiectivul tău este să ajungi la o diferență de zero.
7. Tranzacții: În această secțiune, veți vedea toate plățile și depozitele înregistrate în QuickBooks, începând cu data de expirare a declarației. După cum puteți vedea în captura de ecran de mai sus, puteți filtra această secțiune pentru a afișa doar plățile, depozitele sau toate tranzacțiile făcând clic pe fiecare dintre file.
Există o serie de modalități de abordare a unei reconcilieri bancare. Sugestia mea este sa reconciliazi zona cu cel mai mic numar de tranzactii. Scopul este să vă asigurați că fiecare depunere și retragere listate pe extrasul de cont sunt marcate ca "șterse" în această fereastră de reconciliere.
Marcarea elementelor eliminate în instrumentul de reconciliere a banilor online QuickBooks Online.
Pentru a marca un element ca "șters", dați clic pe butonul radio din dreptul opțiunii "Depunere", după cum se arată mai jos.
Să spunem că decideți să începeți mai întâi depozitele. După ce ați marcat toate depozitele din această fereastră care apar în extrasul dvs. bancar, verificați dacă suma totală a depozitelor compensate corespunde cu suma totală a depozitului din extrasul dvs. bancar.
În exemplul de mai jos, depozitele totale din extrasul de cont bancar (5.017,17 dolari) corespund depozitelor totale pe care le-am "lichidat" în QuickBooks ($ 5,017.17). Dacă acestea se potrivesc, puteți trece la plățile reconciliate. Cu toate acestea, dacă depozitele dvs. nu sunt în echilibru, mergeți la sfaturile noastre de depanare pentru a afla cum să remediați neajunsurile.
Exemplu de declarație bancară
Exemplu de declarație bancară pentru reconcilierea băncilor online QuickBooks.
Depozitele eliminate în QuickBooks
Depozitele eliminate în reconcilierea băncilor online QuickBooks.
Repetați același proces de marcare a elementelor eliminate, care apar în extrasul dvs. de plăți (plăți) în extrasul dvs. bancar. Similar cu ceea ce am făcut cu depozitele, asigurați-vă că plățile totale eliminate în QuickBooks se potrivesc cu extrasul dvs. bancar.
În exemplul de mai jos, retragerile totale și plățile din extrasul de cont bancar (2,496.53 dolari) se potrivesc cu totalul retragerilor pe care le-am "înlăturat" în QuickBooks (2,496.53 dolari). Dacă cifrele se potrivesc, puteți trece la pasul următor; cu toate acestea, în cazul în care retragerile și plățile nu sunt în echilibru, accesați sfaturile noastre de depanare.
Exemplu de declarație bancară
Exemplu de declarație bancară pentru reconcilierea băncilor online QuickBooks.
Retrageri și plăți eliminate în QuickBooks
Retrageri și plăți compensate în reconcilierea băncilor online QuickBooks.
4. Confirmați diferența de $ 0.00
După ce toate depozitele și retragerile / plățile se potrivesc cu extrasul de cont, ar trebui să aveți o diferență de 0,00 dolari, așa cum este indicat în imaginea de mai jos.
Confirmarea contului bancar a fost reconciliată în QuickBooks Online.
Faceți clic pe butonul "Finalizați acum" (indicat mai sus) pentru a genera rapoartele de reconciliere bancară. În spatele scenei, QuickBooks va marca toate depozitele și creditele care au fost reconciliate ca "șterse" în QuickBooks.
5. Examinați și salvați Rapoarte de reconciliere
Mai jos este un instantaneu al raportului detaliat de reconciliere a băncii pe care îl vor genera QuickBooks.
Raportul de reconciliere a banilor generat în QuickBooks Online.
Indiferent dacă reconciliați conturi bancare sau de carduri de credit, trebuie să salvați toate rapoartele de reconciliere, astfel încât să le puteți produce în orice moment. În timp ce puteți rula cu ușurință rapoartele din software-ul dvs. de contabilitate, nu veți avea o înregistrare că contul a fost într-adevăr reconciliat fără o copie a raportului dacă cineva a schimbat accidental o tranzacție reconciliată.
În Ghidul nostru de Contabilitate și Contabilitate Fiscală pentru Small Business, avem o secțiune despre cum să țineți documentele organizate. Acesta oferă instrucțiuni detaliate privind modul de urmărire a declarațiilor bancare, a declarațiilor fiscale, a facturilor furnizorilor și a altor documente-cheie. Dacă sunteți auditat vreodată, trebuie să știți că rapoartele de reconciliere a băncilor reprezintă unul dintre primele cinci rapoarte pe care auditorii le vor solicita.
Cum se face o reconciliere a băncilor în cărțile Zoho
Există trei sarcini principale care alcătuiesc procesul de reconciliere a băncilor în cărțile Zoho. În primul rând, trebuie să vă conectați contul dvs. bancar la cărțile Zoho, astfel încât tranzacțiile dvs. să fie descărcate automat în software; în al doilea rând, trebuie să clasificați toate tranzacțiile descărcate în categoriile de cheltuieli corespunzătoare; în cele din urmă, trebuie să știți cum să pregătiți o reconciliere bancară utilizând declarația bancară.
Mai jos este un videoclip, împreună cu instrucțiuni pas cu pas despre cum puteți concilia contul dvs. bancar în șase pași simpli, folosind Zoho Books.
1. Stabiliți un flux bancar între contul dvs. bancar și cărțile Zoho
Conectați contul dvs. bancar la cărțile Zoho.
Există trei moduri de conectare a contului dvs. bancar la cărțile Zoho:
1. Din meniul derulant de mai sus, introduceți numele băncii dvs. în acest câmp și selectați-l.
2. Selectați din lista băncilor populare făcând clic pe pictograma care reprezintă banca / instituția dvs. financiară, după cum este indicat mai sus.
3. Dacă nu puteți localiza banca dvs. din meniul derulant sau din lista de bănci populare, dați clic pe butonul "Introduceți manual contul" și urmați instrucțiunile de pe ecran pentru a importa extrasele bancare.
2. Conectați-vă la contul dvs. bancar
Conectați-vă la contul dvs. bancar pentru a stabili o conexiune cu cărțile Zoho.
Introduceți codul de identitate online și codul de acces în acest ecran. Odată ce ați făcut acest lucru, faceți clic pe butonul "Continuați", așa cum este indicat în captura de ecran de mai sus.
3. Selectați Conturile bancare pentru a crea un feed bancar
- Selectați-vă conturile: Toate conturile bancare pe care le aveți la instituția financiară pe care le-ați selectat la pasul 1 vor fi listate aici, așadar puneți un semn de bifare în dreptul fiecărui cont pe care doriți să-l creați un feed bancar pentru
- Descărcați istoricul tranzacțiilor: Din calendarul derulant, selectați data la care doriți să vă întoarceți și descărcați tranzacțiile pentru
- Notă: Puteți să vă întoarceți 90 de zile în cărțile Zoho; dacă trebuie să vă întoarceți mai departe, va trebui să importați extrasele bancare pentru orice persoană mai veche de 90 de zile
Exemplu de reconciliere a băncii
Să presupunem că este 16 aprilie și profesionistul tău în domeniul taxei ți-a spus dacă vei aduce un pachet de pantofi anul viitor, taxa va fi dublă. Deci, promiteți să începeți imediat să utilizați cărțile Zoho. Pentru a obține toate tranzacțiile bancare care au avut loc din 1 ianuarie în Zoho Books, puteți să importați extrasul de cont din ianuarie și apoi să utilizați data de 1 februarie (plus anul fiscal) ca dată la care veți descărca istoricul tranzacțiilor.
- Selectați moneda: Unul dintre beneficiile utilizării cărților Zoho este că puteți urmări cu ușurință atât conturile băncilor străine, cât și ale cărților de credit; din meniul derulant, selectați moneda corespunzătoare pentru contul bancar pe care îl configurați
- Dați clic pe butonul "Continuați" după ce ați făcut toate selecțiile
4. Prezentarea bancară
Prezentarea generală a băncilor în cărțile Zoho.
Odată ce ați creat feedul bancar, conturile dvs. bancare vor fi listate în secțiunea de prezentare a bancnotelor, după cum se arată mai sus. Iată o scurtă explicație a informațiilor pe care le veți găsi aici:
1. Detaliile contului:În această coloană, veți vedea următoarele informații:
- Numele tipului de cont bancar, cum ar fi verificarea afacerii
- Ultimele patru cifre ale numărului contului bancar, care nu sunt afișate aici pentru a menține confidențialitatea
- Data ultimei tranzacții au fost descărcate, cum ar fi 15 mai 2017
2. Uncategorized: În această coloană, veți găsi numărul de tranzacții pe care trebuie să le examinați și să le clasificați în contul corespunzător de venituri sau cheltuieli.
3. Verificări în așteptare: Această coloană va reflecta verificările pe care le-ați creat în cărțile Zoho, dar nu le-ați imprimat.
4. Suma în bancă: Acesta este soldul din contul bancar de la ultima actualizare.
5. Suma din cartea Zoho: Acesta este soldul curent în contul bancar per Zoho Books.
Dacă ați introdus deja unele tranzacții bancare în Zoho Books, atunci veți avea și o coloană care spune "Recunoscută". Aceasta înseamnă că Zoho a corespuns unei tranzacții pe care ați introdus-o manual, cu una descărcată de la bancă. Rețineți că scopul acestui proces de reconciliere este ca suma din bancă să fie egală cu suma din cărțile Zoho.
5. Categorizați tranzacțiile
Urmați pașii de mai jos pentru a atribui un cont tranzacțiilor necategorizate.
5.1 Afișați tranzacțiile
Pentru contul bancar corespunzător, faceți clic pe tranzacțiile necategorizate, după cum este indicat mai jos.
Tranzacții neclasificate în cărțile Zoho.
5.2 Determinarea numărului de tranzacții pe pagină
Derulați în jos până la partea de jos a paginii și veți vedea o opțiune pentru a selecta numărul de tranzacții pe care doriți să le vedeți pe pagină, după cum este indicat mai jos.
Selectați numărul tranzacțiilor bancare per pagină în cărțile Zoho.
5.3 Începeți mai întâi cu cele mai vechi tranzacții
Derulați în jos până la partea de jos a paginii și în partea dreaptă a numărului de tranzacții pe pagină, veți vedea o săgeată. Faceți clic pe acea săgeată până când nu mai puteți continua. Cele mai recente tranzacții apar mai întâi și, pe măsură ce treceți la pagina următoare, datele tranzacției devin mai vechi.
Selectați numărul tranzacțiilor bancare per pagină în cărțile Zoho.
5.4 Faceți clic pe Prima tranzacție pe care doriți să o categorizați și va fi afișată următoarea fereastră
Clasificați tranzacțiile bancare în cărțile Zoho.
1. Categorie: Din meniul derulant, selectați tipul de tranzacție. Opțiunile pe care trebuie să le alegeți sunt după cum urmează:
- cheltuială
- Vânzător în avans
- Furnizorul de plată
- Transferați în alt cont
- Vânzările returnate
- Plata prin card
- Dragul proprietarului
- Rambursarea notei de credit
- Plata rambursării
Contul de cheltuieli: Din meniul derulant, selectați contul corespunzător. Dacă contul nu este configurat, îl puteți seta selectând "+ Cont nou" din meniul derulant.
3. Furnizor (opțional): Selectați furnizorul corespunzător din meniul derulant, dacă furnizorul nu este configurat, îl puteți seta selectând "+ Vendor nou" din meniul derulant.
4. Data: Introduceți data tranzacției.
5. Suma: Acest câmp va popula automat cu suma descărcată de la bancă.
6. Referință # (opțional): Introduceți informații suplimentare despre această tranzacție, cum ar fi comanda # de cumpărare.
7. Descriere: Acest câmp va popula automat cu descrierea descărcată de la bancă. Puteți să schimbați descrierea sau să o ștergeți cu totul.
8. Atașați chitanța: Cărțile Zoho vă permit să atașați chitanțe direct la tranzacțiile la care sunt asociate. Scanați chitanța pe computer și atașați-o aici.
9. Client: Dacă tranzacția este legată de un client, selectați clientul din meniul derulant. Dacă clientul nu a fost configurat, puteți adăuga un nou client selectând "+ Adăugați client nou" din meniul derulant.
10. Salvați: Asigurați-vă că salvați modificările.
Odată ce ați clasificat toate tranzacțiile descărcate de la bancă, suma din cărțile Zoho trebuie să se potrivească cu suma din contul bancar.
Puteți reconcilia de câte ori doriți, deoarece orice tranzacții noi se vor descărca zilnic . Când primiți extrasul de cont la sfârșitul lunii, va fi ușor de reconciliat dacă ați clasificat deja tranzacțiile bancare pe parcursul lunii.
Mai jos sunt pașii pe care trebuie să îi faceți pentru a finaliza reconcilierea lunară a băncii.
A. Din Prezentarea bancară, faceți clic pe contul pe care doriți să îl reconciliați așa cum este indicat în imaginea de mai jos.
Reconciliați contul dvs. bancar în cărțile Zoho.
B. În ecranul următor, faceți clic pe pictograma roată din extrema dreaptă a ecranului și selectați "Istoric de reconciliere", după cum este indicat mai jos.
Istoricul reconcilierii în cărțile Zoho.
C. Faceți clic pe butonul "Contul de reconciliere", după cum este indicat mai jos.
Completarea reconcilierii bancare în cărțile Zoho.
D. Utilizând instrucțiunea dvs. bancară, completați următoarele câmpuri, după cum este indicat mai jos.
Reconcilierea băncilor în cărțile Zoho.
1. Data de începere și terminare: Introduceți perioada de început și de încheiere în aceste câmpuri.
Notă: Dacă reconciliați mai mult de o lună, atunci asigurați-vă că utilizați data de începere a primei luni și data de încheiere a ultimei luni pe care o reconciliați.
Exemplu: Să presupunem că ați ajuns în urma finalizării reconcilierii, deci vă decideți să reconciliați trei luni la un moment dat. Dacă reconciliați lunile ianuarie, februarie și martie, atunci data de început / sfârșit va fi următoarea:
Data de începere: 1 ianuarie 20XX
Data de încheiere: 31 martie 20XX
2. Balanța de închidere: Introduceți soldul final din extrasul dvs. Acesta va fi soldul contului bancar de la data de încheiere.
3. Începeți reconcilierea: După ce ați terminat toate câmpurile, faceți clic pe butonul "Porniți reconcilierea".
E. În ecranul următor, veți vedea o listă a tuturor tranzacțiilor care au fost descărcate și clasificate în Zoho Books. Mai jos este o captură de ecran și o scurtă explicație a informațiilor de aici.
Reconcilierea băncilor în cărțile Zoho.
1. Data: Aceasta este data tranzacției.
2. Detaliile tranzacției: Acesta este contul la care ați clasificat tranzacția.
3. Tip: Acesta este tipul de cont pe care l-ați selectat pentru detaliile tranzacției, împreună cu numele furnizorului, dacă este cazul.
4. Depozite: Toate depozitele în cont vor apărea în această coloană.
5. Retrageri: Toate retragerile la cont vor apărea în această coloană.
6. Clear: Această coloană reprezintă elementele descărcate de la bancă, ceea ce înseamnă că acestea au "înlăturat" în esență contul dvs. bancar.
F. Derulați în jos în partea de jos a ecranului și veți vedea următoarele câmpuri cheie așa cum este indicat mai jos.
Reconcilierea băncilor în cărțile Zoho.
1. Soldul de închidere: Acesta este soldul final pe care l-ați introdus mai devreme din extrasul bancar.
2. Suma compensată: După cum sa discutat anterior, aceasta este suma totală a tuturor tranzacțiilor care au fost descărcate în cărțile Zoho din banca dvs.
3. Diferența: Diferența dintre soldul de închidere și suma compensată se calculează ca diferență. Scopul este să ajungem la o diferență de 0,00 așa cum o avem aici.
Notă: Dacă nu aveți un sold 0.00, consultați sfaturile noastre pentru reconcilierea secțiunii conturilor bancare pentru asistență.
4. Adăugați tranzacția: Dacă vă dați seama că lipsesc tranzacțiile pe care trebuie să le introduceți, puteți face acest lucru făcând clic pe butonul "Adăugați o tranzacție", care vă va permite să adăugați tranzacțiile care lipsesc la cărțile Zoho.
5. Atașați fișierul (fișierele):Puteți atașa o copie a extrasului dvs. bancar, a cecurilor compensate, a chitanțelor sau a altor documente justificative aici pentru referințe ulterioare.
G. Chiar sub compararea soldului de închidere cu câmpurile cu suma compensată sunt următoarele opțiuni, după cum se arată mai jos.
Reconcilierea băncilor în cărțile Zoho.
1. Salvați și reconciliați ulterior: După cum am menționat în secțiunea Sfaturi pentru reconcilierea secțiunilor de conturi, veți aprecia acest buton. Dacă sunteți întrerupt sau în afara echilibrului și aveți nevoie de o pauză, puteți să salvați lucrul pe care l-ați făcut și să ridicați unde ați rămas, selectând butonul "Salvați și reconciliați mai târziu".
2. Reconcilierea: Doar doriți să faceți clic pe acest buton dacă diferența dvs. este de 0,00. Dacă soldul dvs. nu este 0,00, consultați sfaturile privind reconcilierea conturilor bancare pentru asistență.
Notă: Cărțile Zoho nu vă vor permite să continuați reconcilierea până când diferența este de 0,00.
3. Anulați: Faceți clic pe acest buton dacă nu doriți să salvați lucrarea și intenționați să începeți din nou de la zero.
H. După ce faceți clic pe butonul "Reconciliere", ar trebui să vedeți următorul ecran Istoric de reconciliere, după cum este indicat mai jos.
Reconcilierea băncilor în cărțile Zoho.
Dacă selectați butonul Salvați și reconciliați ulterior, starea va fi "În desfășurare" până când finalizați reconcilierea. Rețineți că dacă faceți clic accidental pe butonul Reconciliere, puteți anula o reconciliere făcând clic pe butonul Anulați reconcilierea, după cum este indicat mai jos.
Istoricul reconcilierii băncilor în cărțile Zoho.
Cum se face o reconciliere bancară manuală în 3 pași
Dacă nu utilizați în prezent software contabil sau software-ul dvs. nu dispune de un instrument de reconciliere bancară, puteți reconcilia conturile bancare în mod manual în trei pași. Am creat un șablon gratuit de reconciliere a băncilor cu instrucțiuni pe care le puteți descărca și modifica după cum este necesar. Acest șablon include instrucțiuni detaliate cu privire la informațiile de care aveți nevoie pentru a intra în fiecare câmp. De asemenea, am inclus un exemplu de raport de reconciliere manuală completat.
1. Comparați Carnetul de numerar cu declarația bancară
Marcați carnetul de numerar și extrasul de cont pentru depozitele și retragerile care apar atât în carnetul de numerar, cât și în extrasul bancar. În exemplul nostru, avem declarația bancară din stânga și cartea de credit pentru Plumbing Paul în dreapta. După cum puteți vedea mai jos, am introdus un semn de bifare lângă elementele care apar atât în extrasul bancar, cât și în carnetul de numerar.
2. Actualizați soldul în numerar pentru a se potrivi cu declarația bancară
Actualizați carnetul de numerar pentru elementele nemarcate din extrasul bancar. În exemplul nostru, avem o taxă de servicii bancare de 20 USD și o retragere pentru 60 USD care nu apar în carnetul de numerar și trebuie să fie adăugată la soldul de numerar.
În plus, există un cec care a fost scris pentru 30 USD, care nu a lichidat banca, și un depozit pentru clienți de 150 USD, care nu a fost înregistrat în carnetul de numerar, care ar trebui să fie dedus din soldul de numerar.
3. Pregătiți raportul de reconciliere a băncilor
Pregătiți raportul de reconciliere a băncilor. Pentru a reconcilia situația bancară cu carnetul de numerar, trebuie să pregătim formularul de reconciliere bancară și să includem toate elementele la care am făcut ajustări pentru pasul 2 de mai sus.
Mai jos este un exemplu de reconciliere completă a băncii pentru o afacere fictivă, Paul's Plumbing, LLC:
1. Soldul pe bancă în funcție de carnetul de numerar: Introduceți soldul curent al contului dvs. bancar pentru înregistrările dvs. contabile.
2. Adăugări: În această secțiune, veți lista toate elementele care apar în înregistrările dvs. contabile, dar nu sunt în extrasul bancar. Pentru cecuri scrise, le veți adăuga înapoi la soldul dvs. ca și cum nu ar fi fost niciodată scrise (deoarece nu au lichidat banca); și orice depozite efectuate la bancă vor trebui să fie adăugate și în soldul cărții de numerar, deoarece acestea lipsesc.
Notă: În exemplul nostru, acesta include cecul # 1234 pentru $ 30 și un depozit pentru clienți pentru $ 150.
3. Deduceri: Eventualele taxe care apar în extrasul bancar, dar care nu au fost înregistrate în înregistrările dvs. contabile, vor trebui deduse. În exemplul nostru, avem o taxă de serviciu bancar de 20 USD și o plată automată către o societate de asigurări pentru 60 USD. Ambele elemente se află pe extrasul bancar, dar nu au fost înregistrate în evidențele contabile și trebuie deduse din soldul de numerar
4. Soldul la bancă conform declarației bancare: După efectuarea tuturor ajustărilor, soldul final trebuie să se potrivească cu soldul final din extrasul dvs. bancar. Dacă nu, verificați-vă din nou lucrarea și consultați următoarea secțiune pentru sfaturi despre depanarea diferențelor.
Recomandări privind declarația de reconciliere a băncilor
Dacă întâmpinați dificultăți la obținerea unei diferențe de 0,00 dolari între ceea ce există în înregistrările dvs. contabile și declarația dvs. bancară, încercați câteva dintre aceste sfaturi de depanare:
Căutați o tranzacție care este suma exactă a dolarului pe care nu vă echilibrați
Diferența ar putea fi o tranzacție, deci căutați valoarea exactă a dolarului pe care ați oprit-o. De exemplu, dacă diferența dvs. este de 42 USD, consultați declarația bancară pentru a vedea dacă există un element pentru această sumă și dacă nu verificați tranzacțiile înregistrate în software-ul dvs. contabil sau în carnetul de numerar.
Asigurați-vă că toate tranzacțiile apar în înregistrările dvs. contabile și în declarația bancară
Asigurați-vă că fiecare tranzacție din extrasul dvs. bancar a fost înregistrată în software-ul dvs / cartea de credit. Orice tranzacții care sunt enumerate în extrasul de cont bancar, dar care nu apar în evidențele contabile, vă vor face să fiți în afara echilibrului și invers. Va trebui să adăugați tranzacția în software-ul dvs. de contabilitate sau în carnetul de numerar și apoi să continuați reconcilierea.
Reconciliați o lună la un moment dat
Dacă nu aveți prea multe tranzacții, nu aș recomanda reconcilierea mai mult de o lună la un moment dat. Cu cât mai multe tranzacții trebuie să conciliați, cu atât sunt mai mari șansele să aveți o diferență. Localizarea unui echilibru va fi mult mai greu de găsit dacă trebuie să te uiți prin tranzacții în valoare de două sau trei luni, spre deosebire de una singură.
Dacă nu puteți găsi diferența, începeți
Dacă aveți o diferență mai mare de 1 $ și nu ați reușit să vă imaginați lucrurile, vă sugerăm să începeți reconcilierea. Motivul principal este că vă va lua mai mult timp pentru a continua să localizați această discrepanță care să înceapă de la zero.
Linia de fund
Până acum, ar trebui să înțelegeți mai bine modul în care reconcilierea conturilor bancare vă poate ajuta să rămâneți pe lângă numerarul care vine și ieși din afacerea dvs. și vă va ușura timpul de impozitare. Dacă gestionați cărțile utilizând Excel sau stilou și hârtie, trebuie să faceți comutarea la QuickBooks. Nu veți salva doar o mulțime de timp, dar veți avea informații financiare actualizate dacă folosiți QuickBooks pentru a vă gestiona toate veniturile și cheltuielile.
QuickBooks este cel mai important software de contabilitate utilizat de majoritatea companiilor mici și nu numai că îl recomandăm întreprinderilor mici, dar îl folosim, de asemenea, pentru a gestiona cărțile noastre aici la FitSmallBusiness. QuickBooks vă permite să vă conectați toate conturile dvs. de verificare, economii și carduri de credit, astfel încât tranzacțiile să se descarce automat și sunt ușor de reconciliat în fiecare lună. Înscrieți-vă pentru contul dvs. QuickBooks Online și puteți salva până la 50% din valoarea unui abonament plătit.
Vizitați QuickBooks
